Tutto quello che sa fare GemiSys®

Ordini

Tutti gli ordini di clienti, aziende ed e-shop in un unico posto, dalla telefonata alla consegna della merce.

• Gestione degli ordiniNuovo ordine, modifica, cambio di stato, ricerca e filtri, azioni di massa.
• Acconti e saldiIl cliente versa un acconto, il sistema mostra quanto resta da pagare.
• SMS ed e-mail al clienteMessaggio sullo stato dell’ordine inviato direttamente dall’ordine, anche da modelli pronti.
• Etichette dei prodottiNome, ingredienti, allergeni in grassetto, energia e valori nutrizionali per 100 g, lotto, «da consumarsi entro», dati del produttore e paese di origine.
• Pagina per il clienteDal suo link il cliente vede lo stato dell’ordine, il giorno di ritiro, l’importo e il saldo da pagare.

E-shop per i clienti (B2C)

I clienti da internet ordinano da soli e l’ordine compare tra gli altri.

• E-shop pubblicoUn catalogo che vede anche un visitatore non registrato. Sei tu a decidere quali prodotti mostrare.
• Acconto all’ordineSenza acconto, importo fisso o percentuale dell’ordine.
• Modalità stagionaleAvvisi e limitazioni stagionali nel carrello.

Portale ordini B2B per i clienti all’ingrosso

Bar, negozi e grossisti ordinano da soli tramite un link personale. Non devi più ribattere telefonate e messaggi.

• Accesso con un solo linkIl cliente riceve un link personale (magic link), senza password.
• I suoi prezzi con scontoVede il catalogo con prezzo originale e scontato, e il suo credito o debito nel saldo clienti.
• Livelli automatici SILVER, GOLD, DIAMANTEL’Autopilot B2B porta i clienti a un livello superiore in base al fatturato mensile e assegna gli sconti. Un livello o uno sconto individuale si possono anche fissare per un cliente.
• Limite di debitoAl superamento il sistema si limita ad avvisare, toglie gli sconti oppure blocca la creazione di ordini. La scelta è tua.
• Salvaguardia contro i refusiQuando un cliente ordina più volte la sua quantità abituale (per esempio 1000 invece di 100), l’ordine passa allo stato «Da approvare» e non va direttamente in produzione.
• Resi dal portaleIl cliente segnala merce invenduta o danneggiata. Il sistema controlla il limite (per impostazione predefinita il 20 % degli acquisti degli ultimi 3 giorni).

Clienti, saldo clienti e CRM

Anagrafica di clienti e acquirenti all’ingrosso con chi ti deve quanto e cosa acquista da te.

• Scheda clienteContatti, storico di acquisti e messaggi, impostazioni del cliente B2B, assegnazione a un giro di consegna.
• Saldo clientiAccredito o addebito di un importo, debito o credito in un unico posto.
• SMS ed e-mail di massaUn messaggio a più clienti contemporaneamente.
• Importazione da fileCaricamento di massa dei clienti da CSV (da Excel).
• Analisi del cliente da parte dell’assistente LindaLinda riassume come il cliente acquista e paga.

Prodotti, ricette e calcolo dei costi

Catalogo dei prodotti, di cosa sono fatti e quanto ti costano. Il margine si calcola da solo.

• Catalogo prodottiDolci, torte, pani, set e scatole con assortimento.
• Ricette e semilavoratiCrema, impasto, base o glassa come fase intermedia. GemiSys® mostra subito peso e costo di un’infornata.
• Costo e margine per pezzoLa variazione del prezzo di una materia prima ricalcola costo e margine di tutti i prodotti in cui è usata.
• Prezzi delle materie primePrezzi di acquisto convertiti a chilogrammo o litro, un unico posto per tutto il calcolo.
• Dati per l’etichettaIngredienti, allergeni e valori nutrizionali sono conservati insieme al prodotto.

Produzione e pianificazione delle cotture

Dagli ordini nasce il piano di produzione giornaliero. Il panettiere lo vede sul tablet e conferma ciò che ha cotto.

• Piano giornaliero dagli ordiniIl centro di controllo della produzione somma ciò che va prodotto per la giornata e permette di aggiungere prodotti extra.
• Calcolo delle materie prime dalle ricetteIl sistema calcola le materie prime necessarie e mostra se ne hai abbastanza.
• Ordine di produzioneStampa del documento per il laboratorio.
• Forno digitale (tablet KDS)Un grande schermo touch per i panettieri. Conferma della produzione, promemoria con la composizione del prodotto.
• Carico automatico a magazzinoI pezzi confermati compaiono subito in magazzino e le materie prime vengono scaricate.

Magazzino, scorte e inventario

Materie prime, semilavorati e prodotti finiti. Ogni movimento viene registrato, così puoi ricostruire quando e quanto è entrato o uscito.

• Carico, scarico, inventarioCarico a magazzino, scarico di materie prime verso la produzione e inventario con calcolo delle differenze.
• Storico dei movimentiRegistrazione completa di ogni carico, scarico e svalutazione.
• Tablet del magazziniereScarico di materie prime verso la produzione direttamente dal tablet.
• ScadenzePanoramica delle materie prime che stanno per scadere.
• Cerebro: cosa comprareCalcolo del fabbisogno di materie prime in base al piano di produzione e alle giacenze attuali.
• Importazione dei documenti di trasportoCaricamento di un documento di trasporto da file invece di ribatterlo a mano.

Tracciabilità dei lotti e resa per turno

Chiedi chi ha ricevuto un dato lotto, da cosa è stato prodotto e dove è andato il lotto di una materia prima. La risposta arriva in pochi secondi.

• Lotto in avanti e all’indietroDal codice del lotto vedi cosa vi è stato prodotto, da quali lotti di materie prime (codice del fornitore, scadenza, data di ricevimento) e quali ordini e clienti lo hanno ricevuto.
• Dove è andato il lotto della materia primaIn caso di problema con un fornitore vedi subito quali prodotti e quali clienti sono coinvolti.
• Resa per turnoConfronto tra le materie prime scaricate e ciò che, secondo le ricette, avrebbe dovuto essere consumato per i pezzi cotti. Scostamento in percentuale per materia prima, tolleranza predefinita 3 % e modificabile. Mostra quale turno perde e quale risparmia.

Oggi il lotto viene determinato in base all’ora di conferma della produzione sul tablet del panettiere. Il lotto non viene ancora stampato automaticamente sulla confezione.

Ricevimento merci da documento di trasporto PDF (OCR/IA)

Carichi il documento di trasporto o la fattura del fornitore in PDF. GemiSys® ne estrae le righe, le quantità e i prezzi.

• Riconoscimento automatico delle righeL’IA legge il documento e abbina le righe al tuo catalogo di materie prime.
• Controllo prima del caricoAssegni una riga sconosciuta, aggiungi a mano una riga mancante e solo dopo confermi il ricevimento.
• Avviso di variazione di prezzoIl sistema segnala quando un prezzo è cambiato rispetto al passato e Linda ne discute con te.

Spedizione: carico della merce prima della consegna

Su un tablet il magazziniere vede i giri del giorno, cosa togliere insieme dal forno e un «mucchio» di merce separato per ogni cliente.

• Panoramica di giri e mucchiUn mucchio per ogni giro e per ogni cliente.
• Cosa togliere dal fornoRiepilogo delle quantità di tutti i clienti su un dato giro.
• Scansione e correzione delle quantitàIl magazziniere scansiona il mucchio, corregge la quantità o toglie una riga e lo chiude come caricato.

Logistica, consegne e app per l’autista

Gestione delle consegne: giri, fermate, autisti, mezzi sul territorio, cassette e contanti.

• Giri e fermateCreazione e modifica dei giri, assegnazione dei clienti a un giro.
• App GemiSys DriverSul telefono o sul tablet l’autista vede fermate, ordini e importo da incassare, chiama il cliente e avvia la navigazione.
• Scansione QR di carico e consegnaIl documento di trasporto viene scansionato al carico e alla consegna al cliente.
• CassetteRegistrazione di quante cassette l’autista ha preso, lasciato e ritirato. Un conto separato dai contanti.
• Contanti e saldo degli autistiL’autista termina il turno, i contanti gli vengono registrati come debito verso la cassa e il responsabile conferma la presa in carico.
• Veicoli e manutenzioneRevisione, emissioni, assicurazione, chilometraggio e registrazioni degli interventi con avviso a colori in anticipo.
• Temperatura nel veicoloL’autista registra la temperatura durante il trasporto.
• Stampa dei documentiFoglio di viaggio del giro e documenti di trasporto per l’autista.

Resi e reclami

La merce invenduta o danneggiata dei clienti viene gestita con ordine: segnalata, controllata, approvata o respinta.

• Segnalazione da parte del cliente o tuaDal cliente tramite il portale B2B, oppure da te manualmente. Alla fermata l’autista vede i resi del cliente.
• Approvazione con creditoAll’approvazione al cliente viene accreditato un credito nel saldo (non una nota di credito).
• Smaltimento a magazzinoLa merce resa non torna in vendita, la gestisci a magazzino.

GemiPOS: cassa per il negozio e il banco

Una cassa touch per banco, tablet o monitor. La commessa accede con un PIN di tre cifre.

• Vendita rapidaRiquadri dei prodotti con il numero di pezzi ricevuti oggi dal negozio, codice PLU, pagamento in contanti, con carta, cellulare o altro, calcolo del resto.
• Sconto e sospensione di un acquistoSconto percentuale sul carrello, un acquisto in corso viene messo da parte e ripreso.
• Programma fedeltà1 € = 1 punto, 100 punti = sconto di 1 €. Un nuovo cliente si registra direttamente al banco.
• Storno della venditaUna vendita registrata per errore viene contrassegnata come stornata, non viene cancellata.
• Vendita anche senza internetLa vendita viene prima salvata nel dispositivo e inviata in background. Non viene mai registrata due volte.
• Chiusura del turno pezzo per pezzoSi confronta ciò che il negozio ha ricevuto, ciò che ha venduto e ciò che resta fisicamente da restituire.
• Consegna degli ordini e resiAl banco consegni un ordine preparato e incassi il saldo.

Ritiro ordini e chiusura della giornata

Il banco in cui il venditore consegna gli ordini preparati. La sera il responsabile vede su un solo schermo com’è andata la giornata.

• Ritiro ordiniRicerca dell’ordine, scheda cliente con note, consegna con ricevuta, uscita interna senza cassa.
• Chiusura della giornata per la direzioneIncassi (anche da GemiPOS), ordini, realizzazione del piano di produzione, materie prime sotto il minimo, chi è venuto al lavoro. Si può stampare.

Fatturazione e statistiche

Fatture riepilogative per i clienti con un tocco ed esportazione per il commercialista.

• Fattura riepilogativaPer i documenti di trasporto emessi a un cliente o a tutti insieme. Stampa della fattura in PDF.
• Esportazione per KROS OmegaRiepilogo delle fatture in un formato che il sistema contabile KROS Omega sa leggere.
• Statistiche e analisiFatturato del periodo, acconti e saldi, migliori clienti, cosa si vende di più, previsione delle scorte.

HACCP: registrazioni per i controlli e termometri IoT

Le registrazioni richieste dai controlli (ASL, servizi veterinari e alimentari) in un unico posto e stampabili con un clic.

• Temperature delle apparecchiature frigorifereInserimento manuale o automatico da un termometro collegato.
• Allarme al superamento del limiteUna fascia rossa ALLARME REFRIGERAZIONE nel sistema, con registrazione di chi ha preso in carico l’allarme e chi l’ha chiuso.
• Avviso via SMSDurante l’orario di lavoro l’allarme lo vedono prima le persone nel sistema e l’SMS parte se nessuno lo prende in carico entro 15 minuti. Fuori dall’orario di lavoro l’SMS parte subito. Il numero di SMS è limitato per non sommergerti.
• Sanificazione, DDD e rifiutiRegistro delle pulizie, derattizzazione–disinfestazione–disinfezione, ritiro dei rifiuti.
• Rapporto di controlloPersonale e attestati, azioni correttive e allarmi, DDD e rifiuti, riepilogo delle temperature e sanificazione per giorno nel periodo scelto.
• Chiosco HACCPTablet con accesso tramite PIN direttamente in laboratorio.

I dati dei termometri sono un monitoraggio di supporto. Mostrano ciò che il termometro ha misurato, non si tratta di una misurazione ufficialmente verificata.

Caseificio (modulo aggiuntivo)

Registrazione della produzione di formaggio dal ricevimento del latte al prodotto finito. Ogni lavorazione è un lotto.

• Lotto di formaggio e suo ciclo di vitaCreazione, passaggio alla fase successiva, salatura, chiusura con la resa in chilogrammi.
• MisurazioniTemperatura, pH, peso e salatura vengono registrati man mano, meglio sul tablet.
• Registro di controllo CCPLe misurazioni compaiono nel registro HACCP. Registrazione dei rapporti di laboratorio e del ritiro del siero.

Dipendenti, autorizzazioni e presenze

Chi può vedere e fare cosa, chi è arrivato quando e a chi scade il libretto sanitario.

• Ruoli e accesso ai moduliAmministratore, panettiere, autista, magazziniere, addetto alla spedizione, cassiere e autorizzazioni individuali per modulo.
• Codice PINAccesso rapido sul tablet e alla cassa.
• Libretto sanitario e formazione HACCPDate di validità per ogni dipendente. Finiscono anche nel rapporto HACCP e Linda dice a chi stanno scadendo.
• Presenze senza inserimento manualeLa registrazione nasce da sola quando il dipendente si identifica con il PIN sul tablet o accede all’app dell’autista. Esportazione in CSV per il commercialista.

Linda e Krpec: l’assistente IA e il dialogo con il sistema

Invece di cercare nel menu, chiedi. Linda risponde dai dati della tua attività e non compra da sola senza la tua conferma.

• Krpec: una riga al posto dei clicScrivi «ordini oggi» e il sistema apre la schermata o la scheda corrispondente.
• Linda: domande sull’attivitàMagazzino, scadenze, ordini a una data, saldo del cliente, piano di produzione, fatturato, fatture non pagate, chi è al lavoro oggi, temperature dei frigoriferi, revisioni dei veicoli, lotti.
• Stampa e PDF tramite LindaScrivi «rapporto HACCP degli ultimi 30 giorni» e ottieni un PDF da scaricare o stampare.
• Foto o documentoAlleghi un’immagine o un PDF e chiedi cosa contiene.
• Dove trovo cosaLinda dice in quale parte del menu si trova la fattura o l’inventario.

GemiSys® Linda AI funziona su Google Vertex AI. I dati non vengono usati per addestrare i modelli.

SMS, e-mail e modelli di messaggio

Messaggi ai clienti dal sistema, senza aprire l’ordine.

• Gateway SMSSMS rapido, storico dei messaggi inviati.
• Gateway e-mailInvio di un’e-mail direttamente dal sistema con controllo dell’avvenuto invio.
• Modelli di messaggioTesti pronti («ordine pronto») per ordini e schede cliente.

Centrale per più sedi

Un titolare con una rete di filiali vede su un solo schermo una scheda per ogni sede.

• Scheda della sedeIncassi di oggi, ordini, realizzazione del piano di produzione e scorte critiche.
• Accesso a una sedeCon un clic passi a qualsiasi sede e la guardi dall’interno.

Piattaforma, sicurezza e accesso

Un sistema cloud senza installazione. Funziona nel browser su computer, tablet e telefono.

• Database separato per ogni clienteI dati di un panificio non si mescolano mai con quelli di un altro.
• Server nell’UEI dati girano su server in Slovacchia e non lasciano l’UE.
• Associazione dei dispositivi con codice QRTablet e telefoni in laboratorio si associano scansionando un codice QR.
• Accesso con impronta digitaleFacoltativo, senza password.
• Esportazione di tutti i tuoi datiIl titolare può scaricare una copia di tutti i suoi dati.
• Centro di stampaRiepilogo ordini, etichette, scontrini, fogli di viaggio, fatture e registri HACCP da un unico posto.
• Importazioni da ExcelMaterie prime e clienti si possono caricare in massa da Excel o CSV.