Tout ce que sait faire GemiSys®

Commandes

Toutes les commandes des clients, des entreprises et de l’e-shop au même endroit, de l’appel téléphonique à la remise des produits.

• Gestion des commandesNouvelle commande, modification, changement de statut, recherche et filtres, actions groupées.
• Acomptes et soldesLe client verse un acompte, le système indique ce qu’il reste à payer.
• SMS et e-mail au clientMessage sur l’état de la commande envoyé directement depuis la commande, y compris à partir de modèles prêts.
• Étiquettes produitsNom, composition, allergènes en gras, énergie et valeurs nutritionnelles pour 100 g, lot, « à consommer avant », coordonnées du fabricant et pays d’origine.
• Page pour le clientSur son lien, le client voit l’état de sa commande, le jour de retrait, le montant et le solde à payer.

E-shop pour les clients (B2C)

Les clients venus d’internet commandent eux-mêmes et la commande apparaît parmi les autres.

• E-shop publicUn catalogue que voit même un visiteur non inscrit. C’est vous qui décidez quels produits y figurent.
• Acompte à la commandeSans acompte, montant fixe ou pourcentage de la commande.
• Mode saisonnierAvertissements et restrictions saisonniers dans le panier.

Portail de commande B2B pour les clients professionnels

Les cafés, magasins et grossistes commandent eux-mêmes via un lien personnel. Vous n’avez plus à retaper les appels téléphoniques ni les messages.

• Connexion par un seul lienLe client reçoit un lien personnel (magic link), sans mot de passe.
• Ses prix avec remiseIl voit le catalogue avec le prix initial et le prix avantageux, ainsi que son crédit ou sa dette dans le compte client.
• Niveaux automatiques SILVER, GOLD, DIAMANTL’Autopilot B2B fait monter les clients de niveau selon le chiffre d’affaires mensuel et attribue les remises. Vous pouvez aussi figer un niveau ou une remise individuelle pour un client.
• Plafond de detteEn cas de dépassement, le système avertit seulement, retire les remises ou bloque la création de commandes. C’est vous qui choisissez.
• Garde-fou contre les fautes de frappeQuand un client commande plusieurs fois sa quantité habituelle (par exemple 1000 au lieu de 100), la commande passe au statut « À valider » et ne part pas directement en production.
• Retours depuis le portailLe client signale les invendus ou produits abîmés. Le système surveille la limite (par défaut 20 % des achats des 3 derniers jours).

Clients, compte client et CRM

Répertoire des clients et des acheteurs professionnels avec ce que chacun vous doit et ce qu’il achète chez vous.

• Fiche clientContacts, historique des achats et des messages, paramètres du client B2B, affectation à une tournée.
• Compte clientCrédit ou débit d’un montant, dette ou crédit au même endroit.
• SMS et e-mail groupésUn message à plusieurs clients à la fois.
• Import depuis un fichierChargement en masse de clients depuis un CSV (depuis Excel).
• Analyse du client par l’assistante LindaLinda résume la façon dont le client achète et paie.

Produits, recettes et calcul des coûts

Catalogue des produits, leur composition et ce qu’ils vous coûtent. La marge se calcule toute seule.

• Catalogue de produitsGâteaux, entremets, pains, coffrets et boîtes assorties.
• Recettes et semi-produitsCrème, pâte, fond ou glaçage comme étape intermédiaire. GemiSys® affiche aussitôt le poids et le coût d’une fournée.
• Coût et marge par pièceUn changement de prix d’une matière première recalcule le coût de revient et la marge de tous les produits qui l’utilisent.
• Prix des matières premièresPrix d’achat ramenés au kilogramme ou au litre, un seul endroit pour tout le calcul.
• Données pour l’étiquetteLa composition, les allergènes et les valeurs nutritionnelles sont conservés avec le produit.

Production et planification des cuissons

Un plan de production quotidien est créé à partir des commandes. Le boulanger le voit sur une tablette et confirme ce qu’il a cuit.

• Plan quotidien à partir des commandesLe centre de pilotage de la production totalise ce qu’il faut fabriquer pour la journée et permet d’ajouter des produits en plus.
• Calcul des matières premières à partir des recettesLe système calcule les matières nécessaires et montre si vous en avez assez.
• Ordre de fabricationImpression du document pour l’atelier.
• Four numérique (tablette KDS)Grand écran tactile pour les boulangers. Confirmation de la production, aide-mémoire avec la composition du produit.
• Entrée en stock automatiqueLes pièces confirmées apparaissent aussitôt en stock et les matières premières sont déduites.

Stock, approvisionnements et inventaire

Matières premières, semi-produits et produits finis. Chaque mouvement est enregistré, vous retrouvez donc après coup quand et combien est entré ou sorti.

• Entrée, sortie, inventaireMise en stock, sortie de matières vers la production et inventaire avec calcul des écarts.
• Historique des mouvementsEnregistrement complet de chaque entrée, sortie et mise au rebut.
• Tablette du magasinierSortie de matières vers la production directement depuis la tablette.
• Dates de péremptionVue d’ensemble des matières dont la date limite approche.
• Cerebro : que faut-il acheterCalcul des besoins en matières selon le plan de production et le stock actuel.
• Import de bons de livraisonChargement d’un bon de livraison depuis un fichier au lieu de le retaper.

Traçabilité des lots et rendement par équipe

Vous demandez qui a reçu tel lot, avec quoi il a été fabriqué et où est parti le lot d’une matière première. La réponse arrive en quelques secondes.

• Lot en amont et en avalÀ partir du code du lot, vous voyez ce qui y a été fabriqué, à partir de quels lots de matières (code fournisseur, péremption, date de réception) et quelles commandes et quels clients l’ont reçu.
• Où est parti le lot de matière premièreEn cas de problème avec un fournisseur, vous voyez immédiatement quels produits et quels clients sont concernés.
• Rendement par équipeComparaison des matières sorties avec ce qu’il aurait fallu consommer, selon les recettes, pour les pièces cuites. Écart en pourcentage par matière, tolérance de 3 % par défaut, modifiable. Il montre quelle équipe perd et laquelle économise.

Aujourd’hui, le lot est déterminé selon l’heure de confirmation de la production sur la tablette du boulanger. Le lot n’est pas encore imprimé automatiquement sur l’emballage.

Réception de marchandises depuis un bon de livraison PDF (OCR/IA)

Vous chargez un bon de livraison ou une facture PDF du fournisseur. GemiSys® en extrait les lignes, les quantités et les prix.

• Reconnaissance automatique des lignesL’IA lit le document et associe les lignes à votre catalogue de matières premières.
• Contrôle avant mise en stockVous rattachez une ligne inconnue, ajoutez une ligne manquante à la main, puis seulement vous confirmez la réception.
• Alerte de changement de prixLe système signale quand un prix a changé par rapport au passé, et Linda en discute avec vous.

Expédition : chargement des marchandises avant la livraison

Sur une tablette, le magasinier voit les tournées du jour, ce qu’il faut sortir du four en commun et un « tas » de marchandises distinct pour chaque client.

• Vue des tournées et des tasUn tas pour chaque tournée et chaque client.
• Ce qu’il faut sortir du fourRécapitulatif des quantités tous clients confondus sur une tournée donnée.
• Scan et correction des quantitésLe magasinier scanne le tas, corrige la quantité ou retire une ligne et le clôture comme chargé.

Logistique, livraison et application pour le chauffeur

Régulation des livraisons : tournées, arrêts, chauffeurs, véhicules sur le terrain, caisses et espèces.

• Tournées et arrêtsCréation et modification des tournées, affectation des clients à une tournée.
• Application GemiSys DriverSur son téléphone ou sa tablette, le chauffeur voit les arrêts, les commandes, le montant à encaisser, appelle le client et lance la navigation.
• Scan QR du chargement et de la livraisonLe bon de livraison est scanné au chargement et à la remise au client.
• CaissesSuivi du nombre de caisses prises, laissées et reprises par le chauffeur. Un compte distinct des espèces.
• Espèces et solde des chauffeursLe chauffeur termine sa tournée, les espèces sont inscrites comme dette envers la caisse et le régulateur confirme la réception.
• Véhicules et entretienContrôle technique, émissions, assurance, kilométrage et entretiens avec alerte colorée à l’avance.
• Température dans le véhiculeLe chauffeur enregistre la température pendant le transport.
• Impression des documentsFeuille de route et bons de livraison pour le chauffeur.

Retours et réclamations

Les invendus ou produits abîmés des clients professionnels sont traités dans l’ordre : signalés, contrôlés, validés ou refusés.

• Signalement par le client ou par vousPar le client via le portail B2B, ou par vous manuellement. À l’arrêt, le chauffeur voit les retours du client.
• Validation avec créditÀ la validation, un crédit est porté au compte du client (et non un avoir).
• Destruction en stockLes produits retournés ne retournent pas à la vente, vous les traitez en stock.

GemiPOS : caisse pour la boutique et le comptoir

Une caisse tactile pour le comptoir, une tablette ou un écran. La vendeuse se connecte avec un code PIN à trois chiffres.

• Vente rapideTuiles de produits avec le nombre de pièces reçues aujourd’hui par la boutique, code PLU, paiement en espèces, par carte, mobile ou autre, rendu de monnaie.
• Remise et mise en attente d’un achatRemise en pourcentage sur le panier, un achat en cours est mis de côté puis repris.
• Programme de fidélité1 € = 1 point, 100 points = 1 € de remise. Un nouveau client s’inscrit directement au comptoir.
• Annulation d’une venteUne vente enregistrée par erreur est marquée comme annulée, elle n’est pas supprimée.
• Vente même en cas de coupure d’internetLa vente est d’abord enregistrée dans l’appareil puis envoyée en arrière-plan. Elle n’est jamais enregistrée deux fois.
• Clôture de l’équipe pièce par pièceOn compare ce que la boutique a reçu, ce qu’elle a vendu et ce qui reste physiquement à retourner.
• Remise des commandes et retoursAu comptoir, vous remettez une commande préparée et encaissez le solde.

Point de retrait et clôture de la journée

Le comptoir où le vendeur remet les commandes préparées. Le soir, le responsable voit sur un seul écran comment la journée s’est passée.

• Point de retraitRecherche d’une commande, fiche client avec notes, remise avec justificatif, sortie interne sans caisse.
• Clôture de la journée pour la directionRecettes (y compris GemiPOS), commandes, réalisation du plan de production, matières sous le minimum, qui est venu travailler. Imprimable.

Facturation et statistiques

Factures récapitulatives pour les clients en un geste et export pour le comptable.

• Facture récapitulativePour les bons de livraison émis, à un client ou à tous en même temps. Impression de la facture en PDF.
• Export pour KROS OmegaRécapitulatif des factures dans un format que le logiciel comptable KROS Omega sait importer.
• Statistiques et analysesChiffre d’affaires de la période, acomptes et soldes, meilleurs clients, produits les plus vendus, prévision des stocks.

HACCP : enregistrements pour les contrôles et thermomètres IoT

Les enregistrements que réclament les contrôleurs (santé publique, services vétérinaires et alimentaires) au même endroit et imprimables en un clic.

• Températures des équipements de froidSaisie manuelle ou automatique depuis un thermomètre connecté.
• Alarme en cas de dépassement de seuilUn bandeau rouge ALARME FROID dans le système, avec l’enregistrement de qui a pris en charge l’alarme et qui l’a clôturée.
• Alerte par SMSPendant les heures de travail, les personnes dans le système voient d’abord l’alarme et un SMS part si personne ne la prend en charge sous 15 minutes. En dehors des heures de travail, le SMS part tout de suite. Le nombre de SMS est limité pour ne pas vous submerger.
• Nettoyage, 3D et déchetsJournal de nettoyage, dératisation–désinsectisation–désinfection, enlèvement des déchets.
• Rapport de contrôlePersonnel et certificats, actions correctives et alarmes, 3D et déchets, synthèse des températures et nettoyage par jour pour la période choisie.
• Borne HACCPTablette avec connexion par PIN directement dans l’atelier.

Les données des thermomètres sont un suivi complémentaire. Elles montrent ce que le thermomètre a mesuré, il ne s’agit pas d’une mesure officiellement vérifiée.

Fromagerie (module complémentaire)

Suivi de la production de fromage de la réception du lait au produit fini. Chaque fabrication est un lot.

• Lot de fromage et son cycle de vieCréation, passage à l’étape suivante, salage, clôture avec le rendement en kilogrammes.
• MesuresTempérature, pH, poids et salage sont enregistrés au fil de l’eau, de préférence sur tablette.
• Journal de contrôle CCPLes mesures apparaissent dans le journal HACCP. Suivi des rapports de laboratoire et de l’enlèvement du petit-lait.

Employés, droits d’accès et présence

Qui peut voir et faire quoi, qui est arrivé quand et à qui expire la carte de santé.

• Rôles et accès aux modulesAdministrateur, boulanger, chauffeur, magasinier, expéditeur, caissier et droits individuels par module.
• Code PINConnexion rapide sur tablette et à la caisse.
• Carte de santé et formation HACCPDates de validité pour chaque employé. Elles figurent aussi dans le rapport HACCP et Linda indique à qui elles expirent.
• Présence sans saisie manuelleL’enregistrement se crée tout seul lorsque l’employé s’identifie par PIN sur la tablette ou se connecte à l’application du chauffeur. Export en CSV pour le comptable.

Linda et Krpec : l’assistante IA et la conversation avec le système

Au lieu de chercher dans le menu, vous posez la question. Linda répond à partir des données de votre exploitation et n’achète rien seule sans votre confirmation.

• Krpec : une ligne au lieu de cliquerVous tapez « commandes aujourd’hui » et le système ouvre l’écran ou la fiche correspondante.
• Linda : questions sur l’exploitationStock, péremptions, commandes à une date, solde client, plan de production, chiffre d’affaires, factures impayées, qui travaille aujourd’hui, températures des frigos, contrôles techniques des véhicules, lots.
• Impression et PDF via LindaVous écrivez « rapport HACCP des 30 derniers jours » et recevez un PDF à télécharger ou imprimer.
• Photo ou documentVous joignez une image ou un PDF et demandez ce qu’il contient.
• Où trouver quoiLinda indique dans quelle partie du menu se trouve la facture ou l’inventaire.

GemiSys® Linda AI fonctionne sur Google Vertex AI. Les données ne sont pas utilisées pour entraîner des modèles.

SMS, e-mail et modèles de messages

Messages aux clients depuis le système, sans ouvrir la commande.

• Passerelle SMSSMS rapide, historique des messages envoyés.
• Passerelle e-mailEnvoi d’un e-mail directement depuis le système avec contrôle de l’envoi.
• Modèles de messagesTextes prêts à l’emploi (« commande prête ») pour les commandes et les fiches clients.

Centrale pour plusieurs sites

Un propriétaire avec un réseau de succursales voit sur un seul écran une fiche pour chaque site.

• Fiche du siteRecettes du jour, commandes, réalisation du plan de production et stocks critiques.
• Entrée dans un siteD’un clic, vous passez dans n’importe quel site et le consultez de l’intérieur.

Plateforme, sécurité et accès

Un système cloud sans installation. Il fonctionne dans le navigateur sur ordinateur, tablette et téléphone.

• Base de données distincte pour chaque clientLes données d’une boulangerie ne sont jamais mélangées avec celles d’une autre.
• Serveurs dans l’UELes données tournent sur des serveurs en Slovaquie et ne quittent pas l’UE.
• Appairage des appareils par code QRLes tablettes et téléphones de l’atelier sont appairés en scannant un code QR.
• Connexion par empreinte digitaleEn option, sans mot de passe.
• Export de toutes vos donnéesLe propriétaire peut télécharger une copie de toutes ses données.
• Centre d’impressionRécapitulatif des commandes, étiquettes, tickets, feuilles de route, factures et journaux HACCP depuis un seul endroit.
• Imports depuis ExcelLes matières premières et les clients peuvent être chargés en masse depuis Excel ou CSV.