Funktionen der Software für handwerkliche, mittlere und große Bäckereien und Konditoreien
GemiSys® ist ein Cloud-System für Bäckereien und Konditoreien, das direkt im Betrieb entstanden ist. Es verbindet Bestellungen, Webshop, ein B2B-Portal für Abnehmer, Produktion, Lager mit Chargenverfolgung, Expedition, Auslieferungslogistik, Kasse, Fakturierung, HACCP-Aufzeichnungen und die KI-Assistentin Linda. Unten finden Sie die vollständige Liste dessen, was das System tatsächlich kann. Welches Modul in welchem Paket enthalten ist, zeigt die Preisübersicht auf der Startseite.
Aktualisiert:
Für wen GemiSys® gedacht ist
Handwerkliche Bäckerei und Konditorei
Eine Backstube, ein oder zwei Verkaufstheken, ein paar Stammkunden. Sie wollen im Kopf und auf dem Papier dasselbe haben: Bestellungen, was gebacken werden muss, wie viel Rohstoff noch da ist und zu welchem Preis verkauft wird. Es genügen Bestellungen, Produkte und Rezepturen, Lager, GemiPOS an der Theke und ein Webshop für Kunden.
Mittlere Bäckerei mit eigener Produktion und Auslieferung
Produktion nach Plan, Lieferrouten, Großabnehmer, Retouren, Rechnungen und Kontrollen. Dazu kommen Produktion mit Tablet für die Bäcker, Expedition und Logistik mit Fahrer-App, das B2B-Portal für Abnehmer, Retouren, Fakturierung und HACCP-Aufzeichnungen.
Mehrere Standorte, Dutzende Mitarbeiter, Chargenrückverfolgbarkeit, Behördenkontrollen und der Wunsch, alles auf einem Bildschirm zu sehen. Dazu kommen die Zentrale (Übersicht aller Betriebe), Mitarbeiter und Anwesenheit, Wareneingang aus PDF, Chargen- und Ausbeuteverfolgung sowie IoT-Thermometer mit Alarmen.
Alle Bestellungen von Kunden, Firmen und aus dem Webshop an einem Ort, vom Telefonanruf bis zur Warenausgabe.
BestellverwaltungNeue Bestellung, Bearbeitung, Statuswechsel, Suchen und Filtern, Sammelaktionen.
Anzahlungen und RestbeträgeDer Kunde leistet eine Anzahlung, das System zeigt, wie viel noch zu zahlen ist.
SMS und E-Mail an den KundenNachricht zum Bestellstatus direkt aus der Bestellung, auch aus fertigen Vorlagen.
ProduktetikettenName, Zutaten, Allergene fett hervorgehoben, Energie und Nährwerte pro 100 g, Charge, „zu verbrauchen bis“, Herstellerangaben und Ursprungsland.
KundenseiteDer Kunde sieht über seinen Link den Bestellstatus, den Abholtag, die Gesamtsumme und den Restbetrag.
Webshop für Kunden (B2C)
Kunden aus dem Internet bestellen selbst und die Bestellung erscheint zwischen den anderen.
Öffentlicher WebshopEin Katalog, den auch ein nicht registrierter Besucher sieht. Sie bestimmen, welche Produkte darin erscheinen.
Anzahlung bei der BestellungOhne Anzahlung, fester Betrag oder Prozentsatz der Bestellung.
SaisonmodusBesondere saisonale Hinweise und Einschränkungen im Warenkorb.
B2B-Bestellportal für Abnehmer
Cafés, Geschäfte und Großabnehmer bestellen selbst über einen persönlichen Link. Sie müssen keine Telefonate und Nachrichten mehr abtippen.
Anmeldung mit einem LinkDer Abnehmer erhält einen persönlichen Link (Magic Link) und braucht kein Passwort.
Seine Preise mit RabattEr sieht den Katalog mit Originalpreis und Vorzugspreis sowie sein Guthaben oder seine Schulden im Kundenkonto.
Automatische Stufen SILVER, GOLD, DIAMANTDer B2B-Autopilot stuft Abnehmer nach dem Monatsumsatz höher ein und vergibt Rabatte. Eine Stufe oder einen individuellen Rabatt können Sie auch fest vorgeben.
SchuldenlimitBei Überschreitung warnt das System nur, nimmt die Rabatte weg oder sperrt neue Bestellungen. Sie bestimmen, was geschieht.
Schutz vor TippfehlernBestellt ein Abnehmer ein Vielfaches seiner üblichen Menge (zum Beispiel 1000 statt 100), erhält die Bestellung den Status „Zur Genehmigung“ und geht nicht direkt in die Produktion.
Retouren aus dem PortalDer Abnehmer meldet unverkaufte oder beschädigte Ware. Das System überwacht das Limit (standardmäßig 20 % des Einkaufs der letzten 3 Tage).
Kunden, Kundenkonto und CRM
Verzeichnis der Kunden und Abnehmer mit der Angabe, wer Ihnen wie viel schuldet und was bei Ihnen einkauft.
KundenkarteKontakte, Einkaufs- und Nachrichtenverlauf, Einstellungen für B2B-Abnehmer, Zuordnung zu einer Lieferroute.
KundenkontoBetrag gutschreiben oder abziehen, Schulden oder Guthaben an einem Ort.
Sammel-SMS und -E-MailNachricht an mehrere Kunden auf einmal.
Import aus einer DateiMassenimport von Kunden aus CSV (aus Excel).
Kundenanalyse durch die Assistentin LindaLinda fasst zusammen, wie der Kunde einkauft und zahlt.
Produkte, Rezepturen und Kalkulation
Katalog der Erzeugnisse, woraus sie bestehen und was sie Sie kosten. Die Marge wird automatisch berechnet.
ProduktkatalogKuchen, Torten, Brote, Sets und Boxen mit Mix.
Rezepturen und HalbfertigprodukteCreme, Teig, Boden oder Glasur als Zwischenschritt. GemiSys® zeigt sofort Gewicht und Preis einer Charge.
Kosten und Marge pro StückEine Änderung des Rohstoffpreises berechnet Selbstkosten und Marge aller Erzeugnisse neu, in denen der Rohstoff verwendet wird.
RohstoffpreiseEinkaufspreise umgerechnet auf Kilogramm oder Liter, ein Ort für die gesamte Kalkulation.
Daten für das EtikettZutaten, Allergene und Nährwerte werden beim Erzeugnis geführt.
Produktion und Backplanung
Aus den Bestellungen entsteht ein Tagesproduktionsplan. Der Bäcker sieht ihn auf dem Tablet und bestätigt, was gebacken wurde.
Tagesplan aus BestellungenDie Produktionsleitstelle fasst zusammen, was für den Tag hergestellt werden muss, und lässt zusätzliche Erzeugnisse ergänzen.
Rohstoffberechnung aus RezepturenDas System rechnet die benötigten Rohstoffe aus und zeigt, ob Sie genug haben.
ProduktionsauftragAusdruck als Unterlage für die Backstube.
Digitaler Ofen (KDS-Tablet)Ein großer Touchscreen für Bäcker. Produktionsbestätigung, Spickzettel mit der Zusammensetzung des Erzeugnisses.
Automatische EinlagerungBestätigte Stücke erscheinen sofort im Lager und die Rohstoffe werden abgeschrieben.
Lager, Bestände und Inventur
Rohstoffe, Halbfertigprodukte und Fertigerzeugnisse. Jede Bewegung wird erfasst, sodass Sie rückwirkend nachvollziehen, wann und wie viel eingegangen oder abgegangen ist.
Wareneingang, Warenausgang, InventurEinlagerung, Ausgabe von Rohstoffen in die Produktion und Inventur mit Differenzberechnung.
BewegungshistorieLückenlose Aufzeichnung jedes Eingangs, Ausgangs und jeder Abschreibung.
Lager-TabletAusgabe von Rohstoffen in die Produktion direkt vom Tablet.
HaltbarkeitsdatenÜbersicht der Rohstoffe, deren Haltbarkeit bald abläuft.
Cerebro: was eingekauft werden mussBerechnung des Rohstoffbedarfs nach Produktionsplan und aktuellem Lagerbestand.
Import von LieferscheinenLieferschein aus einer Datei hochladen, statt ihn abzutippen.
Chargenrückverfolgbarkeit und Ausbeute je Schicht
Sie fragen, wer eine bestimmte Charge erhalten hat, woraus sie hergestellt wurde und wohin die Charge eines Rohstoffs ging. Die Antwort kommt in Sekunden.
Charge vorwärts und rückwärtsAus dem Chargencode sehen Sie, was darin hergestellt wurde, aus welchen Rohstoffchargen (Lieferantencode, Haltbarkeit, Eingangsdatum) und welche Bestellungen und Abnehmer sie erhalten haben.
Wohin die Rohstoffcharge gingBei einem Problem mit einem Lieferanten sehen Sie sofort, welche Erzeugnisse und welche Abnehmer betroffen sind.
Ausbeute je SchichtVergleich der ausgegebenen Rohstoffe mit dem, was laut Rezepturen für die gebackenen Stücke verbraucht werden sollte. Abweichung in Prozent je Rohstoff, Toleranz standardmäßig 3 % und änderbar. Zeigt, welche Schicht verliert und welche spart.
Die Charge wird derzeit nach dem Zeitpunkt der Produktionsbestätigung auf dem Tablet des Bäckers bestimmt. Die Charge wird noch nicht automatisch auf die Verpackung gedruckt.
Wareneingang aus PDF-Lieferschein (OCR/KI)
Sie laden einen PDF-Lieferschein oder eine Rechnung des Lieferanten hoch. GemiSys® liest Positionen, Mengen und Preise aus.
Automatische Erkennung der PositionenDie KI liest den Beleg und ordnet die Positionen Ihrem Rohstoffkatalog zu.
Kontrolle vor der EinlagerungEine unbekannte Position ordnen Sie zu, eine fehlende fügen Sie von Hand hinzu, erst dann bestätigen Sie den Eingang.
Hinweis auf PreisänderungDas System meldet, wenn sich ein Preis gegenüber der Vergangenheit geändert hat, und Linda bespricht den Preis mit Ihnen.
Expedition: Verladen der Ware vor der Auslieferung
Der Lagerist sieht auf dem Tablet die Routen des Tages, was gemeinsam aus dem Ofen genommen werden muss und für jeden Kunden einen eigenen Warenstapel.
Übersicht der Routen und StapelFür jede Route und jeden Kunden ein Stapel.
Was aus dem Ofen zu nehmen istZusammenfassung der Mengen über alle Kunden einer Route.
Scannen und MengenkorrekturDer Lagerist scannt den Stapel, korrigiert die Menge oder nimmt eine Position heraus und schließt ihn als verladen ab.
Logistik, Auslieferung und Fahrer-App
Disposition der Auslieferung: Routen, Stopps, Fahrer, Fahrzeuge unterwegs, Kisten und Bargeld.
Routen und StoppsAnlegen und Bearbeiten von Routen, Zuordnung von Abnehmern zu einer Route.
App GemiSys DriverDer Fahrer sieht auf dem Smartphone oder Tablet Stopps, Bestellungen und den einzuziehenden Betrag, ruft den Kunden an und startet die Navigation.
QR-Scannen von Verladung und ZustellungDer Lieferschein wird bei der Verladung und bei der Übergabe an den Kunden gescannt.
KistenErfassung, wie viele Kisten der Fahrer mitgenommen, abgegeben und zurückgenommen hat. Ein eigenes Konto, getrennt vom Bargeld.
Bargeld und FahrersaldoDer Fahrer beendet die Schicht, das Bargeld wird ihm als Schuld gegenüber der Kasse gebucht und der Disponent bestätigt die Übernahme.
Fahrzeuge und ServiceTÜV, Abgasuntersuchung, Versicherung, Kilometerstand und Serviceeinträge mit farbiger Vorwarnung.
Temperatur im FahrzeugDer Fahrer erfasst die Temperatur beim Transport.
Druck der UnterlagenRoutenbegleitschein und Lieferscheine für den Fahrer.
Retouren und Reklamationen
Unverkaufte oder beschädigte Ware von Abnehmern wird geordnet behandelt: melden, prüfen, genehmigen oder ablehnen.
Meldung durch den Abnehmer oder durch SieDer Abnehmer über das B2B-Portal oder Sie manuell. Der Fahrer sieht am Stopp die Retouren des Kunden.
Genehmigung mit GutschriftBei Genehmigung wird dem Abnehmer ein Guthaben auf dem Kundenkonto gutgeschrieben (keine Gutschriftsanzeige).
Entsorgung im LagerRetournierte Ware geht nicht zurück in den Verkauf, Sie erledigen sie im Lager.
GemiPOS: Kasse für Filiale und Theke
Eine Touch-Kasse für Theke, Tablet oder Monitor. Die Verkäuferin meldet sich mit einer dreistelligen PIN an.
Schneller VerkaufProduktkacheln mit der Stückzahl, die die Filiale heute erhalten hat, PLU-Code, Zahlung bar, mit Karte, Handy oder anders, Rückgeldberechnung.
Rabatt und Parken eines EinkaufsProzentualer Rabatt auf den Warenkorb, ein angefangener Einkauf wird zurückgestellt und wieder aufgerufen.
Treueprogramm1 € = 1 Punkt, 100 Punkte = 1 € Rabatt. Ein neuer Kunde registriert sich direkt an der Theke.
Stornierung eines VerkaufsEin irrtümlich gebuchter Verkauf wird als storniert markiert, nicht gelöscht.
Verkauf auch bei InternetausfallDer Verkauf wird zuerst im Gerät gespeichert und im Hintergrund gesendet. Er wird nie doppelt gebucht.
Schichtabschluss stückgenauVerglichen wird, was die Filiale erhalten, was sie verkauft hat und was physisch zur Rückgabe übrig ist.
Ausgabe von Bestellungen und RetourenAn der Theke geben Sie eine vorbereitete Bestellung aus und kassieren den Restbetrag.
Ausgabe und Tagesabschluss
Die Theke, an der der Verkäufer vorbereitete Bestellungen übergibt. Der Leiter sieht abends auf einem Bildschirm, wie der Tag gelaufen ist.
AusgabeBestellung suchen, Kundenkarte mit Notizen, Ausgabe mit Beleg, interne Ausgabe ohne Kasse.
Tagesabschluss für die LeitungUmsätze (auch aus GemiPOS), Bestellungen, Erfüllung des Produktionsplans, Rohstoffe unter dem Minimum, wer zur Arbeit gekommen ist. Kann gedruckt werden.
Fakturierung und Statistiken
Sammelrechnungen für Abnehmer mit einem Fingertipp und Export für die Buchhaltung.
SammelrechnungFür ausgestellte Lieferscheine an einen Abnehmer oder an alle auf einmal. Rechnungsdruck als PDF.
Export für KROS OmegaRechnungsübersicht in einem Format, das das Buchhaltungssystem KROS Omega einlesen kann.
Statistiken und AnalysenUmsatz im Zeitraum, Anzahlungen und Restbeträge, beste Abnehmer, meistverkaufte Produkte, Bestandsprognose.
HACCP: Aufzeichnungen für Kontrollen und IoT-Thermometer
Die Aufzeichnungen, die Kontrollbehörden verlangen (Gesundheits- und Veterinär- und Lebensmittelaufsicht), an einem Ort und mit einem Klick ausdruckbar.
Temperaturen der KühlgeräteManuelle Eingabe oder automatisch von einem angeschlossenen Thermometer.
Alarm bei Überschreitung des GrenzwertsEin roter Balken KÜHLALARM im System, mit Aufzeichnung, wer den Alarm übernommen und wer ihn beendet hat.
SMS-BenachrichtigungWährend der Arbeitszeit sehen zuerst die Personen im System den Alarm, und eine SMS kommt, wenn ihn niemand innerhalb von 15 Minuten übernimmt. Außerhalb der Arbeitszeit geht die SMS sofort. Die Anzahl der SMS ist begrenzt, damit Sie nicht überflutet werden.
Sanitation, Schädlingsbekämpfung und AbfallReinigungsprotokoll, Schädlingsbekämpfung und Desinfektion, Abfallabfuhr.
KontrollberichtPersonal und Bescheinigungen, Korrekturmaßnahmen und Alarme, Schädlingsbekämpfung und Abfall, Temperaturübersicht und Sanitation nach Tagen für den gewählten Zeitraum.
HACCP-KioskTablet mit PIN-Anmeldung direkt im Betrieb.
Die Daten der Thermometer sind eine ergänzende Überwachung. Sie zeigen, was das Thermometer gemessen hat, und sind keine amtlich überprüfte Messung.
Käserei (Zusatzmodul)
Erfassung der Käseproduktion von der Milchannahme bis zum fertigen Erzeugnis. Jede Herstellung ist eine Charge.
Käsecharge und ihr LebenszyklusAnlegen, Übergang in den nächsten Zustand, Salzen, Abschluss mit dem Ertrag in Kilogramm.
MessungenTemperatur, pH-Wert, Gewicht und Salzen werden laufend erfasst, am besten auf dem Tablet.
CCP-KontrolltagebuchDie Messungen erscheinen im HACCP-Tagebuch. Erfassung von Laborprotokollen und Molkeabfuhr.
Mitarbeiter, Berechtigungen und Anwesenheit
Wer was sehen und tun darf, wer wann gekommen ist und wessen Gesundheitszeugnis ausläuft.
Rollen und Zugriff auf ModuleAdmin, Bäcker, Fahrer, Lagerist, Expedient, Kassierer und individuelle Modulberechtigungen.
PIN-CodeSchnelle Anmeldung am Tablet und an der Kasse.
Gesundheitszeugnis und HACCP-SchulungGültigkeitsdaten bei jedem Mitarbeiter. Sie fließen auch in den HACCP-Bericht ein, und Linda sagt, wessen Dokument ausläuft.
Anwesenheit ohne manuelle EingabeDer Eintrag entsteht automatisch, wenn sich der Mitarbeiter am Tablet per PIN bestätigt oder in der Fahrer-App anmeldet. Export als CSV für die Buchhaltung.
Linda und Krpec: KI-Assistentin und Gespräch mit dem System
Statt im Menü zu suchen, fragen Sie. Linda antwortet aus den Daten Ihres Betriebs und kauft nicht selbstständig ohne Ihre Bestätigung ein.
Krpec: eine Zeile statt KlickenSie tippen „Bestellungen heute“, und das System öffnet den passenden Bildschirm oder die passende Karte.
Linda: Fragen zum BetriebLager, Haltbarkeiten, Bestellungen zu einem Datum, Kundensaldo, Produktionsplan, Umsatz, unbezahlte Rechnungen, wer heute arbeitet, Kühlschranktemperaturen, TÜV-Termine der Fahrzeuge, Chargen.
Druck und PDF über LindaSie schreiben „HACCP-Bericht der letzten 30 Tage“ und erhalten ein PDF zum Herunterladen oder Drucken.
Foto oder DokumentSie hängen ein Bild oder PDF an und fragen, was darin steht.
Wo finde ichLinda sagt, in welchem Teil des Menüs die Rechnung oder die Inventur liegt.
GemiSys® Linda AI läuft auf Google Vertex AI. Die Daten werden nicht zum Training von Modellen verwendet.
SMS, E-Mail und Nachrichtenvorlagen
Nachrichten an Kunden aus dem System, ohne die Bestellung zu öffnen.
SMS-GatewaySchnelle SMS, Verlauf der gesendeten Nachrichten.
E-Mail-GatewayE-Mail direkt aus dem System senden, mit Kontrolle, ob sie abgegangen ist.
NachrichtenvorlagenFertige Texte („Bestellung bereit“) für Bestellungen und Kundenkarten.
Zentrale für mehrere Betriebe
Ein Inhaber mit mehreren Filialen sieht auf einem Bildschirm eine Karte jedes Betriebs.
BetriebskarteHeutige Umsätze, Bestellungen, Erfüllung des Produktionsplans und kritische Bestände.
Wechsel in einen BetriebMit einem Klick wechseln Sie in jeden Betrieb und sehen ihn von innen.
Plattform, Sicherheit und Zugang
Ein Cloud-System ohne Installation. Es läuft im Browser auf Computer, Tablet und Smartphone.
Eigene Datenbank für jeden KundenDie Daten einer Bäckerei werden nie mit den Daten einer anderen vermischt.
Server in der EUDie Daten laufen auf Servern in der Slowakei und verlassen die EU nicht.
Koppeln der Geräte per QR-CodeTablets und Smartphones im Betrieb werden durch Scannen eines QR-Codes gekoppelt.
Anmeldung per FingerabdruckOptional, ohne Passwort.
Export aller Ihrer DatenDer Inhaber kann eine Kopie aller seiner Daten herunterladen.
DruckzentrumBestellübersicht, Etiketten, Bons, Begleitscheine, Rechnungen und HACCP-Tagebücher an einem Ort.
Importe aus ExcelRohstoffe und Abnehmer lassen sich per Massenimport aus Excel oder CSV hochladen.
Häufige Fragen zu den Funktionen
Kann GemiSys® Chargen und die Rückverfolgbarkeit vom Rohstoff bis zum Abnehmer verfolgen?
Ja. Aus dem Chargencode sehen Sie, was darin hergestellt wurde, aus welchen Rohstoffchargen (Lieferantencode, Haltbarkeit, Eingangsdatum) und welche Abnehmer sie erhalten haben. Ebenso sehen Sie, wohin die Charge eines bestimmten Rohstoffs ging. Enthalten ist auch der Vergleich der Ausbeute je Schicht mit den Rezepturen.
Hat GemiSys® ein B2B-Portal für Abnehmer?
Ja. Der Abnehmer meldet sich mit einem persönlichen Link an, bestellt aus Ihrem Katalog zu Vorzugspreisen, sieht sein Kundenkonto und meldet Retouren. Die Rabatte folgen den automatischen Stufen SILVER, GOLD und DIAMANT, und das System überwacht auch das Schuldenlimit und ungewöhnlich hohe Mengen.
Kann GemiSys® Expedition und Auslieferungslogistik abbilden?
Ja. Die Expedition bereitet Warenstapel für jeden Kunden und jede Route vor, die Logistik steuert Routen und Fahrzeuge, der Fahrer hat eine App mit QR-Scannen von Verladung und Zustellung, Kisten und Bargeld werden auf zwei getrennten Konten geführt.
Hat GemiSys® eine Kasse für die Filiale?
Ja, GemiPOS ist eine Touch-Kasse mit PIN-Anmeldung, Treueprogramm, Stornierung, stückgenauem Schichtabschluss und Verkauf auch bei kurzem Internetausfall.
Kann GemiSys® HACCP-Aufzeichnungen führen und Temperaturen überwachen?
Ja. Temperaturen, Sanitation, Schädlingsbekämpfung, Abfall und ein Kontrollbericht für die Behörden. Ein angeschlossenes Thermometer erfasst selbstständig und löst bei Überschreitung des Grenzwerts Alarm und SMS aus. Die Daten der Thermometer sind eine ergänzende Überwachung, keine amtlich überprüfte Messung.
Ist GemiSys® nur für große Bäckereien?
Nein. Es ist für handwerkliche, mittlere und große Bäckereien und Konditoreien. Eine Backstube mit einer Theke nutzt Bestellungen, Produkte, Lager und GemiPOS. Ein größerer Betrieb ergänzt Produktion nach Plan, Auslieferung, das B2B-Portal und HACCP. Ein Filialnetz hat die Zentrale. Welches Modul in welchem Paket ist, zeigt die Preisübersicht auf der Startseite.
Kann GemiSys® Lieferscheine von Lieferanten einlesen?
Ja. Sie laden einen PDF-Lieferschein oder eine Rechnung hoch, die KI liest Positionen, Mengen und Preise aus, ordnet sie Ihrem Katalog zu und weist auf eine Preisänderung hin. Eingelagert wird erst nach Ihrer Kontrolle.
Kann GemiSys® Rechnungen für die Buchhaltung exportieren?
Ja. Sammelrechnungen werden einem Abnehmer oder allen auf einmal ausgestellt, und die Rechnungsübersicht lässt sich in einem Format für das Buchhaltungssystem KROS Omega exportieren.
Was kann GemiSys® nicht?
Die Daten der Thermometer sind keine amtlich überprüfte Messung. Die Charge wird noch nicht automatisch auf die Produktverpackung gedruckt. Retouren von Abnehmern gehen nicht zurück ins Lager, sie werden durch Entsorgung erledigt. Das B2B-Portal nimmt keine Zahlungen an, nur Bestellungen und Retouren.